Quittance de loyer : obligations et bonnes pratiques

Un locataire réclame rarement sa quittance, jusqu’au jour où on la lui demande : pour un nouveau dossier de location, une demande d’aide, une banque. C’est souvent à ce moment-là qu’on découvre que le bailleur n’en a jamais émis, ou qu’il en a émis qui ne valent pas grand-chose. La règle tient en quelques lignes. Ce sont les cas limites qui posent problème.

Une quittance de loyer est-elle obligatoire ?

La quittance n’est pas envoyée automatiquement. Le bailleur doit la remettre gratuitement au locataire qui en fait la demande, pour un paiement intégral du loyer et des charges. Tant que le locataire ne la demande pas, le bailleur n’est pas tenu de l’émettre de sa propre initiative chaque mois.

Le texte est l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 : « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. » Il ajoute que la quittance porte le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges.

Dans la pratique, beaucoup de bailleurs envoient une quittance chaque mois sans qu’on la leur demande. C’est une bonne habitude : elle évite les discussions et constitue une preuve partagée. Mais c’est une pratique, pas une obligation légale.

Quittance, reçu, avis d’échéance : trois documents différents

On les confond souvent, et c’est l’une des erreurs les plus courantes.

La quittance atteste que le locataire a payé intégralement le loyer et les charges pour une période donnée.

Le reçu est ce que le bailleur délivre quand le paiement est partiel. La loi est explicite : si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. Un reçu constate la somme reçue, il ne dit pas que le loyer est payé.

L’avis d’échéance est l’inverse : il annonce ce qui sera dû à la prochaine échéance. Il n’est pas obligatoire, et aucun frais de gestion de l’avis d’échéance ne peut être facturé au locataire.

Un exemple. Loyer de 650 € et provision pour charges de 50 €, soit 700 € à payer. Si le locataire règle 700 €, il a droit à une quittance. S’il en règle 600 €, il n’y a pas de quittance pour ce mois : vous lui délivrez, s’il le demande ou dans tous les cas par prudence, un reçu de 600 €, qui mentionne qu’il reste 100 € dus.

Ce que doit contenir une quittance

Le minimum fixé par la loi

La loi n’impose qu’une chose : la quittance détaille les sommes versées en distinguant le loyer et les charges. C’est tout ce que dit le texte.

Ce qu’on y met en pratique

Le reste relève de l’usage, mais un document sérieux comporte :

• l’identité et l’adresse du bailleur, l’identité du locataire, l’adresse du logement ;
• la période concernée (le mois, avec les dates) ;
• le montant du loyer hors charges et celui des charges, en deux lignes, et le total ;
• la date du paiement et, idéalement, le mode de paiement ;
• la date d’émission et la signature (ou la mention de l’émetteur pour un document électronique).

Si les charges sont forfaitaires, précisez-le : la quittance distingue alors le loyer et le forfait. Et quand le loyer a été révisé, la quittance doit refléter le nouveau montant à partir de la date de la demande de révision, pas avant : le sujet est traité dans notre article sur la révision du loyer et l’IRL.

Si une aide au logement est versée directement au bailleur, indiquez dans la quittance la part payée par le locataire et la part versée par l’organisme. C’est une précaution, pas une obligation, mais elle évite que le document soit contesté quand le locataire le présente à un tiers.

Les cas qui posent question

Le paiement partiel

On vient de le voir : reçu, et non quittance. Intitulez bien le document « reçu » et indiquez ce qui reste dû : le titre compte, parce qu’une quittance peut être invoquée plus tard pour démontrer que le loyer du mois était soldé.

Le paiement en retard

Un loyer payé le 15 au lieu du 5 n’en est pas moins payé. Si le locataire a réglé l’intégralité des sommes dues pour la période, il a droit à sa quittance. Le retard, lui, se traite autrement (relance, puis procédure en cas d’impayé persistant) : voyez notre article sur les impayés de loyer.

Le paiement en espèces

Le paiement en espèces est possible jusqu’à 1 000 €, selon Service-Public, et c’est le cas où la quittance compte le plus : sans trace bancaire, elle est la seule preuve. Dans ce cas, datez-la et signez-la le jour même, contre remise des espèces.

Plusieurs locataires

En colocation ou quand le bail est conclu par plusieurs personnes, un même virement peut couvrir plusieurs colocataires. Établissez la quittance au nom de chacun ou, à défaut, au nom de tous avec la mention claire de ce qui a été payé. Si chacun paie sa part séparément, chacun a droit à la sienne.

Envoyer la quittance par mail

C’est possible, mais sous condition : la loi exige l’accord exprès du locataire pour la transmission dématérialisée. Sans cet accord, l’envoi par voie électronique n’est pas valable, et vous devez continuer à la remettre ou l’envoyer sur papier.

Dans la pratique, le plus simple est de prévoir le consentement dans le bail (une clause qui l’indique clairement) ou de le recueillir par un courriel, que vous conservez. Les outils de gestion qui envoient automatiquement les quittances devraient le permettre, et vous laisser la trace de l’accord : c’est un critère à vérifier, comme expliqué dans notre guide pour choisir un logiciel de gestion locative.

Gratuité : aucun frais, nulle part

Aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire. Cela vaut pour le bailleur en direct comme pour un mandataire. Vous ne pouvez donc pas lui demander de participer aux frais de papier, d’envoi ou de logiciel au titre de la quittance. Les sommes ainsi facturées à tort peuvent être réclamées par le locataire.

Combien de temps conserver les quittances

La loi ne fixe pas de durée de conservation de la quittance elle-même. Le repère pratique est la prescription : le bailleur peut réclamer un impayé de loyer ou de charges pendant trois ans, et le locataire peut réclamer un trop-perçu de charges pendant trois ans également (Service-Public). Conservez donc vos quittances et vos relevés au moins trois ans, et le locataire a intérêt à faire de même.

Gardez plus longtemps ce qui peut servir en cas de litige, et pour vos déclarations de revenus, les pièces que l’administration fiscale peut vous demander (votre comptable saura vous dire pendant combien de temps). En pratique, un dossier par locataire avec toutes les quittances en PDF règle le problème une fois pour toutes.

Les erreurs les plus courantes

• Émettre une quittance pour un paiement partiel, au lieu d’un reçu.
• Regrouper loyer et charges sur une seule ligne, sans détail.
• Envoyer les quittances par courriel sans l’accord du locataire.
• Faire payer l’envoi ou la gestion.
• Oublier de mettre à jour le montant après une révision du loyer ou une régularisation de charges.
• Dater la quittance du jour où on l’établit, alors que c’est la date du paiement qui compte, ou ne pas la dater du tout.

Et si le bailleur refuse d’en délivrer une ?

Le locataire peut relancer par écrit, en recommandé de préférence, puis saisir le juge. Le refus le prive d’une preuve de paiement et expose le bailleur à une action en justice, sans compter qu’il crispe inutilement la relation.

Un réflexe à prendre

Si vous retenez une seule habitude, c’est celle de ne jamais émettre de quittance avant d’avoir vérifié que le montant reçu correspond bien à ce qui était dû. Tout le reste en découle : la bonne quittance, ou le bon reçu, et un dossier propre si un litige survient. Pour le cadre général de la gestion en direct, le guide de la gestion sans agence replace la quittance dans le déroulé d’une location.

Questions fréquentes

La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Oui, mais uniquement sur demande du locataire. Le bailleur doit la transmettre gratuitement, pour un loyer et des charges payés intégralement. Il n’a pas à l’envoyer d’office.

Le bailleur peut-il refuser de donner une quittance ?

Non, si le locataire la demande et a payé l’intégralité du loyer et des charges. En cas de paiement partiel, le bailleur ne délivre pas de quittance mais un reçu.

Quelle est la différence entre une quittance et un reçu ?

La quittance atteste d’un paiement complet. Le reçu constate un paiement partiel : il indique la somme reçue, sans dire que le loyer est soldé.

Peut-on envoyer la quittance par mail ?

Oui, avec l’accord exprès du locataire. Sans accord, l’envoi dématérialisé n’est pas valable.

Peut-on facturer l’envoi de la quittance ?

Non. Aucun frais lié à la gestion de la quittance ou de l’avis d’échéance ne peut être facturé au locataire.

L’avis d’échéance est-il obligatoire ?

Non. Il annonce la somme due à l’échéance suivante, il n’est pas exigé par la loi, et sa gestion ne peut donner lieu à aucun frais pour le locataire.

Combien de temps faut-il conserver les quittances ?

La loi ne fixe pas de durée, mais la prescription des loyers et des charges est de trois ans : c’est la durée minimale raisonnable, pour le bailleur comme pour le locataire.

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Sources

• Légifrance, article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989
• Service-Public, Quittance de loyer : comment l’obtenir ?
• Service-Public, Paiement du loyer d’un logement du secteur privé
• Service-Public, Délai de prescription d’une dette de loyer ou de charges

Informations vérifiées à la date du 30 septembre 2026.